Finalidade e estrutura das Investigações Internas

O primeiro conceito a ser entendido na investigação interna é a sua finalidade. Em geral, essas investigações são conduzidas para proteger os interesses da empresa, seus ativos e sua reputação, além de garantir o cumprimento das leis e regulamentações relevantes. Eles são normalmente realizados por uma equipe dedicada, composta por investigadores internos, advogados, especialistas em conformidade e outros profissionais.

Coleta de informações e privacidade de dados

A segunda questão importante é a natureza das informações coletadas durante a investigação. Esses dados podem incluir informações financeiras, comunicações internas e externas, registros de transações, documentos contratuais e muito mais. É importante lembrar que, em muitos casos, essas informações podem ser protegidas por privilégios de advogado-cliente ou outras leis de privacidade, o que torna a coleta e o armazenamento de dados uma questão crítica.

Quais são as etapas de uma investigação interna corporativa?

As etapas de uma investigação interna corporativa seguem uma sequência estratégica, garantindo rigor e efetividade. São elas:

• Coleta de informações e evidências
• Análise de documentos e dados
• Condução de entrevistas
• Elaboração de relatório com achados
• Aplicação de medidas corretivas e preventivas
• Monitoramento de resultados e cultura organizacional

Eventos que podem dar início a uma investigação interna

São muitos os eventos que podem dar início à investigação interna corporativa:

• Canais de denúncia, elemento necessário para a efetividade de um programa de compliance
• Reclamações trabalhistas por atividades escusas ou por assédio moral ou sexual
• Indícios de irregularidades decorrentes de Due Diligence de terceiros ou em operações de M&A
• Pontos de não conformidade apontados pela auditoria interna
• Notícias na mídia sobre atos de corrupção

Veja-se que os eventos que podem dar início a uma investigação são os mais diversos possíveis, por isso, como um bom profissional da área de compliance, é importante estar sempre atento. Além disso, a investigação interna corporativa devem ser conduzidas de forma profissional e bastante criteriosa, porque são parte essencial no plano das remediações dos problemas de compliance de uma organização.

Passos fundamentais de uma investigação interna

As alegações sobre condutas inapropriadas a serem investigadas são inúmeras, e cada uma deve ser analisada de maneira personalizada. Estes são alguns passos que devem ser avaliados e aplicados, de forma minuciosa:

• Definição de um canal de reporte independente: pessoa independente responsável pela investigação e pela análise dos resultados
• Definição do escopo da investigação: fatos, período analisado e detalhes que garantam a credibilidade da apuração
• Preservação de documentos: eletrônicos e físicos, especialmente se a empresa optar por reportar às autoridades
• Revisão de documentos: com base em critérios estratégicos de busca, dada a quantidade de dados
• Condução de entrevistas: com compreensão preliminar dos fatos para evitar retrabalho
• Análise financeira: precisa, sem generalizações ou especulações
• Medidas de remediação: para evitar recorrência de irregularidades
• Relatório de investigação: contendo alegações iniciais, sumário executivo, escopo, metodologia, fatos e recomendações

Implementação de soluções e cultura organizacional ética

Vale dizer que uma das fases mais importantes da investigação interna é a implementação de soluções. Nessa fase, a organização deve tomar medidas para corrigir quaisquer problemas identificados durante a investigação, como a implementação de novas políticas e procedimentos ou a punição de indivíduos que tenham violado as regras internas da empresa. É importante que a organização tome medidas para garantir que os problemas não se repitam no futuro e que a cultura organizacional seja alinhada com seus valores e missão.

Benefícios estratégicos das investigações internas

A importância da investigação interna é inquestionável. Em muitos casos, a organização pode sofrer danos significativos à sua reputação e à sua capacidade de fazer negócios se não agir rapidamente para corrigir problemas internos. As investigações internas podem proporcionar:

• Prevenção de fraudes e corrupção
• Proteção da reputação da empresa
• Cumprimento de regulamentos e leis
• Proteção dos stakeholders
• Melhoria dos processos internos

Desafios na condução de investigações internas

Apesar dos benefícios, as investigações internas enfrentam diversos desafios:

• Privacidade e confidencialidade: as informações devem ser protegidas, especialmente se forem sensíveis
• Imparcialidade e transparência: a equipe investigadora deve agir sem conflitos de interesse
• Custos e impactos operacionais: o processo pode ser dispendioso e interferir nas atividades da organização

Conclusão

Em resumo, as investigações internas corporativas são uma ferramenta vital para as organizações que desejam garantir sua conformidade com as leis e regulamentações relevantes, além de proteger seus ativos e reputação. Essas investigações passam por várias fases, desde a coleta de informações até a implementação de soluções, e podem ser desafiadoras devido a questões de privacidade, imparcialidade e custo. No entanto, quando realizadas de maneira eficaz, as investigações internas podem ajudar a organização a identificar e resolver problemas internos antes que se tornem públicos e minimizar o impacto desses problemas em suas operações diárias e reputação no longo prazo.